會議議程製作
YC
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嗨嗨,願以照片攝下生活,一場人生中的旅行,從此展開。

通常在開會前,都會需要製作一份議程,好讓參與者都知道這次開會的大綱、目的,以及議題討論內容。

而講白一點學生的事物通常會一屆傳一屆,例如佰玖文書學長只用筆記本紀錄而已,佰拾文書學姊使用前訓育組長製作的表格,打進去就搞定了,而今年傳到我這棒,也換了新的訓育組長。
學姊傳給我的資料不只有前幾屆學長姊的筆記本,和學姊那屆訓育組長做的 Excel 表格,而學姊也貼心買了本筆記本讓我能有多個選擇,但我比較 prefer 用檔案打啦xdd。

最近新上任訓育組長就提出未來開會都必須要有實體紀錄(正式一點),所以我記錄的方法又多了一種:D(紙本筆記本、Excel 電子檔、正式版電子檔),主要還是要用學校通用的啦,未來校長或組長、學弟妹在查閱的時候也會比較清楚明瞭。

會議議程

會議議程主要包含了主席致詞、工作報告、議題討論、臨時動議、散會等項目,而工作報告需要在開會前就需要向各職位蒐集好。

再來是議題討論,議題討論也比較類似開會目的,這次開會我們主要要討論的目標,主要重心也需要放在議題討論上,為了這幾項議題而開會,工作報告僅屬於附屬品罷了。

臨時動議大家應該很熟悉吧!在前幾項中,有想到與議程不相干的問題都必須歸類於臨時動議。好比我們開會,常常會東出一個想法,西來一個說法,或老師突然衝進來說xxxxxx東西什麼時候會排出來之類的,這都必須要等正式會議開完,前述議題都討論完後才能在臨時動議提出討論。不然這樣的開會效率真的好低R⋯⋯

最後是散會,散會主要會放在紀錄內,議程只是順序王,告知大家本次會議流程是這樣。

附件

開會討論不免有需要參閱附件的時候,例如安排活動就需要有校級行事曆輔佐,而在議程內的該條,就必須附註「如附件一、詳閱xxx」等字樣,告知參與者我們現階段在看什麼資料。

參閱字樣

簽到表

簽到表也是必備品之一,簽到表需在入場時就須簽到,代表我本人這次會議我在場參與,如果有代簽或會議後補簽(無到場)都是偽造文書,這需要注意一下。